Comment organiser des événements de manière efficace dans l’après-crise sanitaire ? Voilà la question à laquelle l’ACC souhaite répondre dans sa campagne “Planifiez votre événement bien à l’avance”. Cette campagne donne aux clients (finaux) quatre conseils importants qui doivent pouvoir garantir un redémarrage aisé du secteur événementiel, pour les clients mêmes ainsi que pour les agences et les fournisseurs événementiels.
Yes, we love live ! Enfin, nous pouvons à nouveau organiser des événements physiques! Les agences événementielles sont désireuses de pouvoir répondre à tous les souhaits et besoins de leurs clients.
Pour assurer un redémarrage en douceur du secteur de l'événementiel, il existe quelques étapes importantes que chacun (clients et fournisseurs) doit prendre en compte. Ce n'est qu'ainsi que nous pourrons ensemble faire de cette année une année merveilleuse pour les événements.
Si vous organisez un événement, il est préférable de s'y prendre suffisamment à l'avance
Chaque fournisseur aura un agenda bien rempli au cours de la période à venir. Les lieux d'événements, en particulier, sont réservés à un rythme rapide. Par conséquent, cherchez à temps une date et un lieu appropriés. De cette façon, il est possible de trouver le lieu qui convient le mieux à chaque événement.
Outre les sites, de nombreux autres fournisseurs se demandent déjà comment tout organiser. Planifiez donc votre événement bien à l'avance et contactez-les à temps pour que le client et le fournisseur puissent travailler sereinement à l'événement et en faire une expérience inoubliable. Une situation win-win!
Si vous prévoyez un événement, il est préférable d'ajuster votre calendrier
Malheureusement, le COVID a causé de nombreux problèmes dans la période passée, mais aussi à court terme dans l'ère post-COVID : Coûts de transport plus élevés, stocks limités de matériaux, délais de livraison plus longs des matériaux, personnel limité, etc.
Dans toute la chaîne des événements, de nombreux maillons sont interconnectés. Chacun de ces liens doit faire face à un ou plusieurs de ces problèmes. Par conséquent, il faut plus de temps pour tout organiser que dans le cas du COVID. Tenez-en compte et adaptez les horaires de l'événement.
Si vous organisez un événement, veuillez respecter la charte des emplacements
Nous sommes enthousiastes et nous avons hâte d'organiser des événements physiques. Malheureusement, le secteur de l'événementiel a connu une mauvaise passe ces dernières années. Il est donc important de ne pas perdre un temps précieux (et des ressources financières) avec les agences et les fournisseurs associés pendant le pitch d’un évènement. Il est donc plus important que jamais que chacun respecte la charte des pitch. Limitez le nombre de participants au pitch, soyez clair dans le briefing, fournissez des directives claires, etc.
La charte pour la sélection des agences est disponible sur le site Internet de l'ACC.
Si vous organisez un événement, il est préférable d'adapter votre budget
Dans le secteur de l'événementiel, la créativité est toujours la clé ! Nous sommes toujours à la recherche de solutions créatives pour respecter le budget de l'événement tout en en faisant une expérience inoubliable. Malheureusement, même dans le secteur de l'événementiel, nous ne pouvons échapper à la hausse des prix.
Divers facteurs tels que la hausse des prix des carburants et de l'énergie, l'indexation des salaires, la hausse des prix des matières premières font que nous ne pouvons plus obtenir les mêmes résultats avec le même budget qu'avant le COVID. Même si nous nous efforçons, en collaboration avec nos fournisseurs, de proposer les meilleures solutions possibles afin d'offrir le meilleur rapport qualité/prix, veuillez en tenir compte et adapter vos budgets en conséquence.
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